podľa čl. 13 a 14 Nariadenia EP a Rady (EÚ) č. 2016/679 nariadenia Európskeho parlamentu a Rady (EÚ) 2016/679 z 27.apríla 2016 o ochrane fyzických osôb pri spracúvaní osobných údajov a o voľnom pohybe takýchto údajov, ktorým sa zrušuje smernica 95/46/ES (všeobecné nariadenie o ochrane údajov) (ďalej ako „Nariadenie“ alebo „GDPR“) (ďalej ako „Informácie“)
Úvodné ustanovenia
- pojem „prevádzkovateľ“ alebo „my“ vrátane všetkých jeho príslušných gramatických tvarov uvedené v týchto Informáciách sa považuje za odvolávku na pojem prevádzkovateľ podľa bodu 1.1 týchto Informácií;
- pojem „dotknutá osoba“ alebo „vy“ vrátane všetkých jeho príslušných gramatických tvarov uvedené v týchto Informáciách sa považuje za odvolávku na pojem dotknutá osoba (najmä zákonní zástupcovia našich študentov, študenti, učitelia, spolupracujúce osoby na poskytovaní služieb prevádzkovatelia (dodávatelia), uchádzači o zamestnanie alebo o spoluprácu;
- pojmy „dotknutá osoba“, „sprostredkovateľ“, „príjemca“ a „spracúvanie“ majú pre účely tohto dokumentu významy, ktoré týmto pojmom prikladá znenie GDPR.
1. Totožnosť a kontaktné údaje prevádzkovateľa:
Flamingos-Slovak School in Cyprus. zriadenou podľa práva Cyperskej republiky dňa 17 Mája, 2016, so sídlom 12 Esperidon Street, 1087 Nicosia, Cyprus, Reg. č.: 388 (ďalej aj ako „prevádzkovateľ“ alebo „Spoločnosť“), e-mail kontakt:info@flamingosschool.com, tel. kontakt: ˇ00357/96206207 . Spoločnosť prevádzkuje Flamingos online školu a webovú stránku www.flamingosschool.com informačný web Flamingos online školy a poskytuje služby aj prostredníctvom iných online nástrojov zamerané na doplnkové vyučovanie slovenského jazyka pre deti Slovákov žijúcich v zahraničí. Flamingos online škola pomáha slovenským rodičom ďaleko od domova rozvíjať znalosti slovenského jazyka ich detí. K dotknutým osobám patria najmä (i) fyzické osoby – zákonní zástupcovia študentov a študenti (ii) fyzické osoby – učitelia a uchádzači o zamestnanie alebo o spoluprácu so Spoločnosťou, (iii) fyzické osoby ako zástupcovia a kontaktné osoby právnických osôb, ktorí sú dodávateľmi Spoločnosti; (iv) fyzické osoby – záujemcovia o získanie informácií o Flamingos online škole.
2. Kategórie dotknutých osobných údajov:
- Identifikačné údaje, ktorými sa rozumejú najmä meno, priezvisko, titul, dátum narodenia, mesto a krajina;
- Kontaktné údaje, ktorými sa rozumejú najmä kontaktná adresa, telefónne číslo, a e-mailová adresa;
- Platobné údaje ktorými sa rozumejú najmä číslo bankového účtu;
- Fakturačné a účtovné údaje, ktorými sa rozumejú najmä výška školného alebo kurzu, dátum a výška uhradenej ceny, pohľadávky resp. nedoplatky;
- Prihlasovacie údaje v súvislosti s využívaním študentskej a správcovskej zóny Spoločnosti na webovej stránke www.flamingosschool.com , ak ju využívate a údaje vo vašom účte ako e-mail a heslo, prípadne prihlasovacie e-mailové adresy do jednotlivých aplikácií tretích strán používaných pri poskytovaní služieb Spoločnosti;
- Spravované údaje vložený obsah zo strany učiteľov ako aj samotných študentov, hodnotenia študenta, zadania, úlohy, vypracovania, vzájomná komunikácia medzi učiteľom a študentom alebo zákonným zástupcom študenta;
- IP adresa a iné online identifikačné údaje potrebné na používanie elektronických služieb, ktorými sa rozumie IP adresa, cookies;
- Iné osobné údaje nevyhnutné na dosiahnutie konkrétneho účelu spracúvania.
3. Účely spracúvania osobných údajov, právne základy, doba spracúvania osobných údajov a príjemcovia prípadne kategória príjemcov
Podľa druhu zmluvného vzťahu s prevádzkovateľom sú v tabuľke nižšie uvedené účely spracúvania osobných údajov, z ktorých je zrejmá kategória dotknutých osôb, právny základ na ich spracúvanie ako aj doba, po ktorú bude prevádzkovateľ tieto osobné údaje spracúvať.
| DOTKNUTÉ OSOBY | ÚČEL SPRACÚVANIA | PRÁVNY ZÁKLAD | DOBA SPRACÚVANIA | PRÍJEMCOVIA ALEBO OKRUH PRÍJEMCOV | |
| 1 | Fyzická osoba – študent, zákonný zástupca | SPRACÚVANIE JE NEVYHNUTNÉ NA PLNENIE ZMLUVY uzavretej medzi prevádzkovateľom ako poskytovateľom služieb (kurzy slovenského jazyka online) a zákonným zástupcom študenta: Osobné údaje sa spracúvajú najmä na: – poskytnutie služieb kurzov slovenského jazyka v zmysle zmluvy o poskytnutí služieb uzatvorenej medzi prevádzkovateľom a zákonným zástupcom študenta, vyjadrením zákonného zástupcu súhlasu s obchodnými podmienkami jazykovej online školy Flamingos vyúčtovanie zmluvných nárokov a plnenie platobných povinností; pre potreby uskutočnenia platby; v súvislosti s ďalšími požiadavkami, s ktorými sa na prevádzkovateľa obráti zákonný zástupca študenta; v súvislosti s využívaním používateľského účtu | čl. 6 ods. 1 písm. b) GDPR – spracúvanie je nevyhnutné na plnenie zmluvy uzavretej medzi prevádzkovate-ľom a dotknutou osobou | Po dobu trvania poskytovania služieb prevádzkovateľa – poskytovania online kurzov slovenského jazyka pre dotknutú osobu | subjekty, ktorým prevádzkovateľ poskytuje osobné údaje na základe zákona; odborní konzultanti a poradcovia, ktorí sú viazaní zmluvnou povinnosťou mlčanlivosti; spoločnosť zabezpečujúca prevádzku webu a dodávku prepojených služieb; spoločnosť zabezpečujúca IT podporu; spoločnosti poskytujúca online aplikáciu prostredníctvomktorej prebiehajú jazykové kurzy, spoločnosť poskytujúca online úložisko |
| 2 | Fyzická osoba – učiteľ, externý konzultant | SPRACÚVANIE JE NEVYHNUTNÉ NA PLNENIE ZMLUVY uzavretej medzi prevádzkovateľom ako objednávateľom a dotknutou osobou – učiteľom/externým konzultantom – konzultačná zmluva. Osobné údaje sa spracúvajú najmä na:- plnenie zmluvných záväzkov vyplývajúcich z konzultačnej zmluvy; vyúčtovanie zmluvných nárokov a plnenie platobných povinností; pre potreby uskutočnenia platby; | čl. 6 ods. 1 písm. b) GDPR – spracúvanie je nevyhnutné na plnenie zmluvy uzavretej medzi prevádzkovate-ľom a dotknutou osobou | Po dobu trvania spolupráce medzi prevádzkovate-ľom a dotknutou osobou na základe konzultačnej zmluvy. | subjekty, ktorým prevádzkovateľ poskytuje osobné údaje na základe zákona; odborní konzultanti a poradcovia, ktorí sú viazaní zmluvnou povinnosťou mlčanlivosti; spoločnosť zabezpečujúca prevádzku webu a dodávku prepojených služieb; spoločnosť zabezpečujúca IT podporu; spoločnosti poskytujúca online aplikáciu prostredníctvom, ktorej prebiehajú jazykové kurzy, spoločnosť poskytujúca online úložisko |
| 3 | Fyzická osoba -zákonný zástupca študenta, zamestnanec, učiteľ, dodávatelia, osoby ktorých osobné údaje sú súčasťou účtovných dokladov | VEDENIE ÚČTOVNÍCTVA | čl. 6 ods. 1 písm. c) Nariadenia – nevyhnutné na splnenie zákonných povinností prevádzkovateľa vyplývajúcich z predpisov Cyperskej republiky | 10 rokov nasledujúcich po roku ktorého sa týkajú | subjekty, ktorým prevádzkovateľ poskytuje OÚ na základe zákona; odborní konzultanti a poradcovia, ktorí sú viazaní zákonnou a/alebo zmluvnou povinnosťou mlčanlivosti; poskytovateľ účtovného a daňového poradenstva; účtovných a auditných služieb |
| 4 | Dodávatelia, odberatelia, externé spolupracujúce osoby | AGENDA OBCHODNEJ KOMUNIKÁCIE – evidencia kontaktov zmluvných partnerov prevádzkovateľa | čl. 6 ods. 1 písm. f) Nariadenia – OPRÁVNENÝ ZÁUJEM Oprávneným záujmom je: spracúvanie osobných údajov fyzických osôb konajúcich v mene prevádzkovate-ľových zmluvných partnerov (v praxi najmä dodávateľov a odberateľov, externé spolupracujúce osoby), aby sa zabezpečilo platné uzatvorenie zmluvy (tzn. uzatvorenie zmluvy s osobami oprávnenými konať v mene spoločnosti, ktorá je jej zmluvným partnerom), jej riadne a efektívne plnenie (v praxi najmä komunikácia s príslušnými pracovníkmi na strane zmluvného partnera prevádzkovateľa). Osobné údaje sú uvedené priamo v objednávkach, zmluvách alebo sú získané v súvislosti s plnením zmlúv. | 5 rokov po roku v ktorom bola komunikácia ukončená | subjekty, ktorým poskytnutie OÚ vyplýva prevádzkovateľovi zo zákona; odborní konzultanti a poradcovia, ktorí sú viazaní zákonnou a/alebo zmluvnou povinnosťou mlčanlivosti; spoločnosti zabezpečujúce IT podporu |
| 5 | Zákonní zástupcovia študentov (klienti prevádzkovate-ľa) | PRIAMY MARKEKING Účelom spracúvania osobných údajov je podpora podnikateľských aktivít prevádzkovateľa formou marketingu, ktorá zahŕňa najmä zasielanie newslettrov, informovanie o novinkách v oblasti poskytovania služieb prevádzkovateľa.. | čl. 6 ods. 1 písm. f) Nariadenia – OPRÁVNENÝ ZÁUJEM Oprávneným záujmom je: spracúvanie osobných údajov fyzických osôb, aby prevádzkovateľ mohol informovať o svojich službách, marketingových aktivitách, novinkách, vykonávať prieskumy a tým adresnejšie poskytovať svoje služby. | 3 roky odo dňa skončenia poskytovania služieb t. j. odo dňa skončenia zmluvy V prípade poskytovania osobných údajov prostredníctvom online formulárov – 3 roky odo dňa poskytnutia osobných údajov prevádzkovate-ľovi napr. kontaktný formulár. | subjekty, ktorým prevádzkovateľ poskytuje osobné údaje na základe zákona; odborní konzultanti a poradcovia, ktorí sú viazaní zákonnou a/alebo zmluvnou povinnosťou mlčanlivosť; dodávatelia služieb pre marketing; spoločnosť zabezpečujúca prevádzku webu a dodávku prepojených služieb; spoločnosť zabezpečujúca IT podporu; reklamná agentúra riešiaca newslettrové kampane |
| 6 | Fyzické osoby uplatňujúce práva dotknutých osôb | UPLATŇOVANIE PRÁV DOTKNUTÝCH OSOB | čl. 6 ods. 1 písm. c) Nariadenia – nevyhnutné na splnenie ZÁKONNÝCH POVINNOSTÍ prevádzkovateľa vyplývajúcich z GDPR | 5 rokov nasledujúcich po roku, v ktorom bola žiadosť dotknutej osoby vybavená zo strany prevádzkovateľa | subjekty, ktorým prevádzkovateľ poskytuje osobné údaje na základe zákona; odborní konzultanti a poradcovia, ktorí sú viazaní zákonnou a/alebo zmluvnou povinnosťou mlčanlivosti |
| 7 | Fyzické osoby – študenti zúčastňujúce sa online hodiny, učitelia | REALIZÁCIA PREZENTAČNÝCH AKTIVÍT – ŠTUDENTI A UČITELIA V prípade, ak zákonný zástupca študenta alebo daný učiteľ vyjadrí výslovný a dobrovoľný súhlas s tým, aby prevádzkovateľ vyhotovil obrazový, zvukový alebo obrazovo – zvukový záznam s podobizňou alebo hlasom študenta alebo učiteľa a následne použil takýto záznam na účel vlastných prezentačných aktivít prevádzkovateľa – napr. krátka ukážka online hodiny, na ktorej je daná dotknutá osoba zúčastnená na webovej stránke prevádzkovateľa. | čl. 6 ods. 1 písm. a) Nariadenia – SÚHLAS DOTKNUTEJ OSOBY | Po dobu trvania udeleného súhlasu | subjekty, ktorým prevádzkovateľ poskytuje osobné údaje na základe zákona; odborní konzultanti a poradcovia, ktorí sú viazaní zmluvnou povinnosťou mlčanlivosti; spoločnosť zabezpečujúca prevádzku webu a dodávku prepojených služieb; spoločnosť zabezpečujúca IT podporu |
| 8 | Fyzické osoby – študenti zúčastňujúce sa online hodiny, učitelia | POSKYTNUTIE ZÁZNAMOV Z ONLINE HODINY PRE ČLENOV SKUPINY V prípade, ak zákonný zástupca študenta alebo daný učiteľ vyjadrí výslovný a dobrovoľný súhlas s tým, aby prevádzkovateľ vyhotovil obrazový, zvukový alebo obrazovo – zvukový záznam s podobizňou alebo hlasom študenta alebo učiteľa a následne použil takýto záznam na účel poskytnutia záznamu pre potreby členov skupiny. | čl. 6 ods. 1 písm. a) Nariadenia – SÚHLAS DOTKNUTEJ OSOBY | Po dobu trvania udeleného súhlasu | subjekty, ktorým prevádzkovateľ poskytuje osobné údaje na základe zákona; odborní konzultanti a poradcovia, ktorí sú viazaní zmluvnou povinnosťou mlčanlivosti; spoločnosť zabezpečujúca prevádzku webu a dodávku prepojených služieb; spoločnosť zabezpečujúca IT podporu |
| 9 | Fyzické osoby – záujemcovia o pozíciu učiteľa alebo externého konzultanta u prevádzkova-teľa | VÝBER KONZULTANTOV | čl. 6 ods. 1 písm. b) GDPR – spracúvanie osobných údajov nevyhnutné, aby sa na základe žiadosti dotknutej osoby vykonali opatrenia pred uzatvorením zmluvy, ktorej zmluvnou stranou má byť dotknutá osoba | 6 mesiacov odo dňa skončenia výberového konania | subjekty, ktorým prevádzkovateľ poskytuje osobné údaje na základe zákona, Profesia |
| 10 | Používatelia sociálnych sietí, ktorí sledujú profil prevádzkovate-ľa na sociálnych sieťach vykonávajú iné aktivity na jeho profile | SOCIÁLNE SIETE – SPRÁVA PROFILOV NA SOCIÁLNYCH SIEŤACH VRÁTANE KOMUNIKÁCIE A DISKUSIE S POUŽÍVATEĽMI (FIREMNÝ PROFIL TZV. FANPAGE NA FACEBOOKU, INSTAGRAME A I. SOC. SIEŤACH) Účelom je propagácia (priamy i nepriamy marketing) a ponuka služieb prevádzkovateľova na sociálnych sieťach, komunikácia s užívateľmi, a rôzne sprievodné aktivity prostredníctvom sociálnych sietí, poskytovanie informácií širšej verejnosti | čl. 6 ods. 1 písm. f) Nariadenia – OPRÁVNENÝ ZÁUJEM Oprávneným záujmom je: vytvorenie oficiálneho profilu prevádzkovateľa na príslušnej sociálnej sieti (tzv. fanpage). Oprávneným záujmom je propagácia (priamy i nepriamy marketing) a ponuka služieb prevádzkovateľa na sociálnych sieťach, komunikácia s užívateľmi, organizovanie súťaží a sprievodných aktivít prostredníctvom sociálnych sietí, poskytovanie informácií širšej verejnosti. | Údaje sa uchovávajú do času, keď už nie sú potrebné na poskytovanie služieb a produktov prevádzkovateľa danej sociálnej siete, alebo pokým užívateľ neodstráni svoj účet – podľa toho, čo nastane skôr. Toto je vecou konkrétneho prípadu a závisí to napr. od charakteru údajov; od dôvodu, prečo sú zhromažďované a spracúvané; a od relevantných právnych alebo prevádzkových potrieb uchovávania. Napr. ak používateľ niečo hľadá na sociálnej sieti Facebook, svoje hľadanie si môžete kedykoľvek zobraziť vo svojej histórii hľadania a odstrániť ho odtiaľ, no záznam o tomto hľadaní sa odstráni až po 6 mesiacoch. Ak napr. používateľ odošle prevádzkovateľovi sociálnej siete Facebook na účely overenia účtu kópiu svojho štátom vydaného identifikačného dokladu, táto kópia je odstránená po 30 dňoch od jej odoslania. | Subjekty, ktorým prevádzkovateľ poskytuje osobné údaje na základe zákona, prevádzkovateľ danej sociálnej siete |
4. Informácia o tom, že prevádzkovateľ zamýšľa preniesť osobné údaje do tretej krajiny alebo medzinárodnej organizácie:
Cezhraničný prenos osobných údajov do tretej krajiny sa uskutočňuje do USA – v prípade účelu spracúvania osobných údajov uvedeného pod bodom 1 a 2 vyššie – plnenie zmluvy. Online jazykové kurzy sú poskytované prostredníctvom aplikácie určenej pre video konferencie ZOOM, ktorá je prevádzkovaná spoločnosťou Zoom Video Communications, Inc., so sídlom 55 Almaden Blvd. Suite 600, San Jose, CA 95113. V rámci využívania aplikácie ZOOM dochádza k prenosu dát do USA na základe štandardných zmluvných doložiek,: https://blog.zoom.us/wordpress/2020/03/29/zoom-privacy-policy/, https://zoom.us/terms , https://zoom.us/privacy?zcid=1231&_ga=2.107193093.66078269.1585923231-2045136038.1581578314
V prípade účelu spracúvania osobných údajov uvedeného pod bodom 1 a 2 vyššie – plnenie zmluvy, prevádzkovateľ pri poskytovaní svojich služieb využíva nástroje Google classroom a iné nástroje spoločnosti Google LLC.
V rámci využívania služieb od Goole LLC (napr. Google classroom) dochádza k prenosu dát do USA na základe štandardných zmluvných doložiek:
https://workspace.google.com/terms/dpa_terms.html.
Cezhraničný prenos osobných údajov do tretej krajiny sa uskutočňuje do USA – v prípade účelu spracúvania osobných údajov uvedeného pod bodom 9 vyššie – sociálne siete a správa profilov prevádzkovateľa. K prenosu dát do USA dochádza na základe štandardných zmluvných doložiek, ktoré prevádzkovateľ uzatvoril so spoločnosťou Meta Platform Ireland Ltd, 4 Grand Canal Square, Grand Canal Harbour, Dublin 2, Ireland v súlade s článkom 46 GDPR.
5. Doba uchovávania osobných údajov (kritéria na jej určenie):
Jednotlivé lehoty sú upravené pri konkrétnych účeloch spracúvania.
6. Identifikácia práv dotknutej osoby:
- právo namietať proti spracúvaniu osobných údajov dotknutej osoby, v prípade ak je právny základ oprávnený záujem; vaše osobné údaje v takomto prípade nebudeme pre daný účel ďalej spracovávať, ak nebudeme mať nevyhnutné oprávnené dôvody pre to, aby sme v takomto spracúvaní pokračovali;
- právo na prístup k osobným údajom týkajúcim sa dotknutej osoby;
- právo na opravu osobných údajov dotknutej osoby;
- právo na vymazanie osobných údajov dotknutej osoby;
- právo na obmedzenie spracúvania osobných údajov dotknutej osoby;
- právo na prenosnosť osobných údajov dotknutej osoby;
- právo podať sťažnosť úradu – Office of the Commisioner for Personal Data Protection of Cyprus, http://www.dataprotection.gov.cy/
7. Existencia práva dotknutej osoby kedykoľvek odvolať súhlas so spracúvaním osobných údajov
Prevádzkovateľ informoval dotknutú osobu pri poskytnutí súhlasu dotknutej osoby so spracúvaním jej osobných údajov, že dotknutá osoba má právo kedykoľvek odvolať súhlas so spracúvaním jej osobných údajov, a to zaslaním takéhoto odvolania súhlasu na e-mail: gdpr@flamingosschool.com s uvedením, pre ktoré konkrétne účely dotknutá osoba súhlas so spracúvaním jej osobných údajov odvoláva.
8. Informácia o tom, či je poskytovanie osobných údajov zákonnou alebo zmluvnou požiadavkou, alebo požiadavkou, ktorá je potrebná na uzavretie zmluvy (vrátane informácie, či je dotknutá osoba povinná na poskytnutie osobných údajov a možných následkov ich neposkytnutia):
- v prípade spracúvania osobných údajov, na účel pri ktorom je právnym základom zmluva s dotknutou osobou, je poskytnutie osobných údajov a ich spracúvanie prevádzkovateľom nevyhnutné na plnenie zmluvy (v prípade, pokiaľ by dotknutá osoba osobné údaje neposkytla, prevádzkovateľ by nebol schopný plniť zmluvu);
- v prípade spracúvania osobných údajov, na účel pri ktorom je právnym základom zákonná povinnosť, je spracúvanie osobných údajov o dotknutej osobe prevádzkovateľom nevyhnutné na splnenie zákonnej povinnosti prevádzkovateľa vyplývajúcej zo všeobecne záväzných právnych predpisov;
- v prípade spracúvania osobných údajov, na účel pri ktorom je právny základ oprávnený záujem, dotknutá osoba nie je povinná na poskytnutie osobných údajov a je oprávnená namietať proti spracúvaniu jej osobných údajov (v prípade, pokiaľ využijete svoje právo namietať voči spracúvaniu vašich osobných údajov vaše osobné údaje v takomto prípade nebudeme ďalej spracovávať, ak nebudeme mať nevyhnutné oprávnené dôvody pre to, aby sme v takomto spracúvaní pokračovali).
9. Z akých zdrojov osobné údaje získavame?
Najviac osobných údajov získavame priamo od vás tým, že nám ich poskytnete v rámci plnenia zmluvy a predzmluvných vzťahov, prostredníctvom kontaktných formulárov, žiadostí o poskytnutie informácií.
V prípade, ak budú prevádzkovateľovi poskytnuté osobné údaje od inej ako priamo od dotknutej osoby, poskytnutím týchto údajov ich poskytovateľ potvrdzuje, že od dotknutej osoby, ktorej údaje prevádzkovateľovi poskytuje, disponuje súhlasom so spracúvaním jej osobných údajov v zmysle týchto podmienok.
10. Informácia o existencii automatizovaného rozhodovania vrátane profilovania (vrátane informácií o použitom postupe, ako aj význame a predpokladaných dôsledkoch takéhoto spracúvania pre dotknutú osobu).
Neaplikuje sa automatizované individuálne rozhodovanie ani profilovanie.
